CR du 06/01/09

FRL 2009

06/01/2009

SUBVENTION

Conseil Régional : la subvention est versée sur facture acquittée

• Rencontrer la banque pour éviter les surprises

Conseil Général : envoyer une demande de subvention avec le budget prévisionnel à la mi-janvier !

• Faire passer à l’animatrice les devis le plus rapidement possible

TERRAIN - LOGISTIQUE

Terrains :
- Prévoir minimum 25 ha disponible
- avoir l’accord écrit des propriétaires pour les deux jours

• Visite de terrain le 30 janvier 2009 avec les pompiers, les maires, la gendarmerie, les propriétaires, la DDE

• Faire passer à l’animatrice les noms des propriétaires et leur commune d’habitation

ANIMATIONS

Attention : certaines animations demandent des autorisations bien spécifiques au niveau de la préfecture et des assurances,
Exemple : un moiss’batt cross
- dossier conséquent à déposer en Préfecture
- doit être assuré comme un rallye

• Trouver des idées d’animation

• Des prestataires

• Faire les demandes de devis

RESTAURATION - BUVETTE

Restauration :
- trouver un traiteur professionnel qui peut servir plus de 800 personnes d’un coup.
à Contacter le service de la foire de Beaucroissant pour trouver les coordonnées du stand qui faisait des paellas géantes et autres.

Buvette :
- prévoir plus de 2000 litres de bière
- attention aux alcools forts interdits
- demande de débit de boisson à faire à la mairie
- trouver un fournisseur qui reprend les produits en trop

• Demande de devis

MATÉRIELS

Chapiteaux :
- un grand d’environ 1000m2 pour la restauration, avec parquet si on fait la soirée dansante dessous
- autres : 300 m2 : buvette, restauration rapide, stand JA, pompier, mini ferme, marché fermier

• Demande de devis : Valdaine chapiteaux …

COMMUNICATION

L’affiche :
Trouver le message / le thème de l’évènement
Réfléchir à des idées de maquette
Devis des imprimeries

Livret de publicité :
Maquette
Prix des encarts à déterminer, validation par le CA ?
Lister les organismes, vendeurs, concessionnaires, artisans à démarcher