CR du 06/01/09

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CR du 06/01/09

Message  Amandine le Lun 23 Mar - 17:38

FRL 2009

06/01/2009


SUBVENTION

Conseil Régional : la subvention est versée sur facture acquittée
  • Rencontrer la banque pour éviter les surprises


Conseil Général : envoyer une demande de subvention avec le budget prévisionnel à la mi-janvier !
  • Faire passer à l’animatrice les devis le plus rapidement possible


TERRAIN - LOGISTIQUE


Terrains :
- Prévoir minimum 25 ha disponible
- avoir l’accord écrit des propriétaires pour les deux jours

  • Visite de terrain le 30 janvier 2009 avec les pompiers, les maires, la gendarmerie, les propriétaires, la DDE

  • Faire passer à l’animatrice les noms des propriétaires et leur commune d’habitation


ANIMATIONS

Attention : certaines animations demandent des autorisations bien spécifiques au niveau de la préfecture et des assurances,
Exemple : un moiss’batt cross
- dossier conséquent à déposer en Préfecture
- doit être assuré comme un rallye

  • Trouver des idées d’animation

  • Des prestataires

  • Faire les demandes de devis


RESTAURATION - BUVETTE


Restauration
:
- trouver un traiteur professionnel qui peut servir plus de 800 personnes d’un coup.
à Contacter le service de la foire de Beaucroissant pour trouver les coordonnées du stand qui faisait des paellas géantes et autres.

Buvette
:
- prévoir plus de 2000 litres de bière
- attention aux alcools forts interdits
- demande de débit de boisson à faire à la mairie
- trouver un fournisseur qui reprend les produits en trop

  • Demande de devis


MATÉRIELS

Chapiteaux :
- un grand d’environ 1000m2 pour la restauration, avec parquet si on fait la soirée dansante dessous
- autres : 300 m2 : buvette, restauration rapide, stand JA, pompier, mini ferme, marché fermier

  • Demande de devis : Valdaine chapiteaux …


COMMUNICATION

L’affiche :
Trouver le message / le thème de l’évènement
Réfléchir à des idées de maquette
Devis des imprimeries

Livret de publicité
:
Maquette
Prix des encarts à déterminer, validation par le CA ?
Lister les organismes, vendeurs, concessionnaires, artisans à démarcher
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Amandine

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